“Call di allineamento con i colleghi alle 8,30.  Lavoro in autonomia. Call con team conferma ordini cliente per verifica disponibilità e programmazione consegne. Lavoro in autonomia. Call con team gestione credito per controllo pagamenti”.

Un’agenda tipica di una persona in Smart Working. E un modello che abbiamo sperimentato anche sulla nostra organizzazione.

Che cosa ci ha insegnato questa esperienza, ora che si sta rientrando in azienda?

La gestione forzata del lavoro da remoto ha portato con sé diversi disagi ma ha anche reso possibile sperimentare alcune modalità operative che possono risultare vitali per ripensare i modelli organizzativi delle nostre PMI.

Una condizione è emersa in particolare: non c’erano più i muri.

Gli uffici aziendali erano diffusi in ogni abitazione e la comunicazione avveniva con call via Zoom o simili. Erano assenti le stampanti e le sale riunioni fisiche.

Dal punto di vista di chi ambisce alla visione dell’organizzazione per processi (come nell’esempio inziale), la situazione ideale.

Per chi non aveva già lavorato a creare processi in azienda (a differenza dell’esempio iniziale), un incubo.

Chiunque abbia provato a organizzare l’azienda per processi e non per funzioni sa che uno dei vincoli principali è la struttura fisica degli uffici. Uffici compartimentati, specializzati per funzioni, disposti su più piani costituiscono uno dei principali “monumenti” che ostacolano il fluire “pulito” dell’informazione.

Un ambiente wall-less rimuove questo fattore.

Le persone, dalla propria postazione domestica, sono tasselli a valore aggiunto che possono essere “combinati” in flussi virtuali focalizzati per obiettivi e non per funzioni. Una stessa persona può essere coinvolta in diversi processi senza problemi di spostamenti fisici.

Non avendo fotocopiatrici ed archivi fisici a disposizione la carta è sparita in automatico.

L’organizzazione si può orientare verso Responsabili di processo e non di Funzione che possono attivare i propri flussi coinvolgendo le risorse in quick meetings giornalieri via call. Le logiche di governance sono impostate sugli obiettivi e non sulle attività.

In un ambiente walled tradizionale sarebbe quasi impossibile.

E’ chiaro che questo modello ha bisogno, oltre che di tecnologia, di persone con competenze nuove e con un forte senso di coinvolgimento e lealtà all’azienda. Sia a livello di responsabili che di collaboratori è necessario agire con opportune azioni di formazione e sensibilizzazione; ma i risultati sono di sicuro rilievo.

Lavorare per flussi massimizza le prestazioni aziendali e rende l’azienda pronta a reagire alle sollecitazioni del mercato; questa logica si presta, poi, ad estendere questi flussi coinvolgendo clienti e fornitori sia nella gestione operativa che nei processi di innovazione.

Tuttavia, la logica wall-less non può essere permanente. Ora le aziende stanno tornando ad essere operative ed il personale rientra negli uffici.

Secondo noi, se non vogliamo che quanto sperimentato vada perso, il rientro non può ricreare i muri.

Se vogliamo che le nostre PMI siano pronte a nuove forti perturbazioni, se vogliamo che i protocolli di prevenzione dei rischi siano veri strumenti per preservare il valore dell’impresa, dobbiamo far tesoro di quanto sperimentato e creare organizzazioni che siano:

• formate da persone motivate e con un forte allineamento sugli obiettivi aziendali;
• dotate delle soluzioni tecnologiche idonee a riconfigurare i processi in modo indipendente dalle strutture fisiche;
• in grado di dialogare in modo aperto in azienda, con il mercato, con le catene di fornitura;
• in grado di condividere obiettivi concreti e misurabili.

Un modello organizzativo ibrido, adattivo, reattivo, ad alto valore aggiunto insomma!

Solo così, l’esperienza Covid-19 potrà avere anche effetti positivi ed il nostro tessuto industriale potrà avvalersi di modelli organizzativi che ne garantiscano un solido sviluppo futuro.